Хранение документов в архиве организации

Хранение документов

к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России № 152 Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Документы о дебиторской

Хранение документов в организации

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить. История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов: Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который: Выделяют три вида номенклатур.

Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа. Примерная номенклатура имеет рекомендательный характер, устанавливает определенный состав дел (с указанием их индексов), заводимых в процессе функционирования организаций, на которые номенклатура распространяется.

Срок хранения документов – это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

  • временными до десяти лет;
  • временными свыше десяти лет;
  • постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности: Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии).

Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Однако вернемся к формированию дел. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела). Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Организация архивного хранения документов

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения. Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.
В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии: Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения. Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении.

Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

требует четкого соблюдения следующих правил: На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках.

Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде. Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах.

Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Храним документы в организации правильно

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
  • убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 №

На момент реализации также учитываются расходы в виде: Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ. В силу п. 6 ч. 2 ст.

28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет. Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч.

3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев). Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ). Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил). Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Подготовка документов к архивному хранению

Слово «архив» имеет несколько значений:

  • во-первых, это государственное или негосударственное учреждение, основной функцией которого является хранение сданной в него документации;
  • во-вторых, это внутреннее подразделение организации, отвечающее за хранение документов, уже вышедших из обращения.

В статье речь пойдет о внутреннем архиве организации.

  • распорядительную, управленческую;
  • кадровую;
  • бухгалтерскую и налоговую.

Полный перечень типовой управленческой документации и сроки даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016).

О том, как долго должна храниться кадровая документация, кроме того, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу, для созданных до 2003 года, — 75 лет, для более поздних — 50 лет).

Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяется Налоговым кодексом, законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и рядом подзаконных актов. Объем одной папки не должен превышать 250 страниц.

Для оформления нужно:

Сроки хранения документов

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчётов по данному налогу ей также необходимы названные документы. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ) В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету.

Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г. Общая процедура уничтожения документов (не только бухгалтерских) состоит в предварительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на уничтожение и физическом уничтожении отслужившей макулатуры.

В том случае если организация является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами.

При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Виды архивных фондов организации: Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов.

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов: Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации – источника комплектования государственного и муниципального архива, – PDF/А.