Как передать дела новому кадровику

Как передать дела новому кадровику

Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе

Журнал: Справочник кадровикаГод: 2009Автор: Андреева Валентина Ивановна Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Заполняем без ошибок Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

    комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел. Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3).

В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Передача дел в кадровой службе

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»; — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации. Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.

5. Проверка программного обеспечения.

Способы передачи дел от увольняющегося новому сотруднику

Передача дел вышестоящему работнику (Генеральному директору, руководителю отдела или иному) и последующая передача дел принявшим их работником новому работнику при его выходе на работу.

Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: — соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; — системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.
2. Прием нового сотрудника на другую смежную вакантную должность (например, если в штатном расписании имеется еще одна аналогичная должность, или помощником, ассистентом, или руководителем) и перевод после увольнения старого сотрудника на его должность. При этом оформляется только один акт передачи дел между старым сотрудником и новым. Дл приема дел новый сотрудник еще в период работы старого, например, за одну неделю до увольнения принимается на другую, но смежную должность для приемки дел.

3. В случае отсутствия в штатном расписании подходящих должностей для передачи дел можно внести кратковременное изменение в штатное расписание, введя две штатных единицы по должности вместо одной.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом. Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  1. серия и номер книжки (и вкладыша);
  2. наличие записи о работе.
  3. ФИО работника;

Можно включить в акт сведения:

  1. о невостребованных трудовых;
  2. о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь .

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не

оформлена.

Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  1. составить вышеприведённые акты.
  2. проверить наличие документов;
  3. точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;

Прием — передача дел в кадровой службе

Как принять дела на новом месте без риска для себя?

Если вы собираетесь устраиваться на новое место работы, то вас, скорее всего, беспокоят вопросы, связанные с приемом документом: Давайте начнем по порядку: обязанность проводить процедуру передачи дел законодательном не установлена.

Но можно предложить для передачи дел следующие этапы такой процедуры:

  • создание комиссии;
  • проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;
  • составление актов приема-передачи дел.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Основная цель проверки документации при передаче дел — это проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации. Что входит в процедуру передачи дел: Более подробно о передаче дел можно узнать на БЕСПЛАТНОМ вебинаре «Как принять дела на новом месте без риска для себя?», который я буду проводить 19 февраля в 20.00. Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.
Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации.

Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления. Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Прием-передача дел в кадровой службе

Из этой статьи вы узнаете: Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. включает ряд этапов: Скачайте документы по теме: После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку.

Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки;
  • документы по награждению работников;
  • обращения сотрудников и так далее.

Таким образом, номенклатура дел кадровой службы в организации направлена на решение двух основных задач:

  • классифицировать документы по категориям, то есть формировать дела;
  • определять и обеспечивать соблюдение сроков хранения дел в кадровой службе.

Сроки хранения некоторых кадровых документов Статья Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 Письменные уведомления работодателя об увольнении персонала, которые не вошли в состав личных дел Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: а) по месту разработки и утверждения Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителей компании; работников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания б) работников, включая государственных гражданских и муниципальных служащих Характеристики, резюме работников, которые не вошли в состав личных дел После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия.

Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:

  • наименование и количество кадровых документов и дел;
  • период времени, который они охватывают;
  • сведения об отсутствии или повреждении документов;
  • замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  1. полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  2. выполнения непосредствено передачи дел;
  3. проверки ведения учета;
  4. регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  5. составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке. В акте обязательно указывается:

  1. перечень приложенных документов.
  2. регистрационный номер;
  3. вид и название документа;
  4. наименование компании;
  5. дата и место составления;

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник.

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Кадровая служба и управление персоналом предприятия» №6 июнь 2009г В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку: Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

  • устав организации (копия);
  • лицензии, специальные разрешения (копии).

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности: Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также, если это требуют условия труда: Дополнительные локальные нормативные акты:

  • заявления работников (ст.

    80, 122, 127, 128 ТК РФ);

  • служебные записки;
  • протоколы;
  • акты;
  • документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.);
  • личные дела сотрудников.

Трудовые книжки (ст.

66 ТК РФ). Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен. Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

  • анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;
  • анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;
  • проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

В организации рекомендуется вести следующие журналы:

Приказ оназначении комиссии по передаче дел при увольнении отдела кадров

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь. Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

  • гарантия непрерывности рабочего процесса;
  • возможность показать предстоящий объем работы;
  • оценить текущее состояние дел;
  • установление границ ответственности.

В образце приказа о передаче дел нужно указать:

  1. Дату и место составления.
  2. Основание для издания.
  3. Должность, ФИО ответственных.
  4. Иные важные моменты.
  5. В завершение руководитель ставит подпись, заверяет печатью.

Нюансы, зависящие от должности увольняющегося Рекомендуется заранее издать документ, чтобы регламентировать процедуру.