Как зарегистрировать входящее письмо поступившее в опс без приписки к накладной

Как зарегистрировать входящее письмо поступившее в опс без приписки к накладной

Регистрация входящих документов

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Регистрация документов

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Обработка входящей корреспонденции

Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром. Образцы штампа и печати экспедиции Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью. Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Обработка накладных на доставку (результат доставки)

«Почтовые услуги (1)» → «Обработка входящей почты (3)» → «Операции над РПО (2)». На данной экранной форме расположены кнопки: — Добавить — Добавление строки в список РПО на возврат — Удалить — Удаление строки из списка РПО на возврат — Сформировать накладные — Формирование накладных, сохранение текущих данных — Очистить список – Очистка формы — Отмена — Закрытие без сохранения данных Для каждого РПО, добавляемого в список экранной формы, требуется указать операцию над РПО, для этого выберите значение в поле «Операция над РПО»: — передача на временное хранение.

Нажмите кнопку «Добавить».

Регистрация входящих документов

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это: Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

В зависимости от выбора операции будет возможен выбор причины. В зависимости от вида операции, в поле «Причина операции» укажите ту, или иную причину операции. В поле «ШИ / ШПИ» вручную или с помощью сканера введите значение ШИ (ШПИ) РПО.
Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату. Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм: Обратите внимание: Письма, поступившие в нерабочее время,но имеющие пометку «Срочно», регистрируются сразу по мере поступления.

Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство.

К тем правилам регистрации входящих документов, которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных: Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например: Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений.

Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству. Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов — специальный штамп.

Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

Образец такого штампа представлен ниже. После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов.

Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля: После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Некоторые секреты входящих документов

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами. Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы. Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить. Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря.

Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия. Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. Такие документы регистрируют в общем порядке.

В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450) 2.4.1.1.

Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке. Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа.

Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например: вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу; вх.

№ 124-ЭП – документ поступил по электронной почте; вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А; вх.

№ 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД). Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму: дата поступления документа; индекс и дата, указанные на документе отправителем; вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.); В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения.

Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос. Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе

Совет 1: Как регистрировать заявления

    • Журнал регистрации входящей корреспонденции,
    • журнал регистрации исходящей корреспонденции,
    • тетради объемом 96 листов,
    • бланки организации,
    • папки.
  • Главной и единственной причиной для отзыва заявления на увольнение является желание работника трудиться дальше на своей работе.

    Обратите внимание! Вы можете отозвать свое заявление на увольнение, даже если ваше начальство настоятельно рекомендовало вам уволиться по собственному желанию. От ______ (ФИО и должность сотрудника) Я __________ (ФИО и должность сотрудника) отзываю свое заявление на увольнение от «___» ________20__ года. ______ подпись сотрудника «____» ___________ 20__года С отзывом заявления на увольнение работник может обратиться вплоть до последнего рабочего дня.

    Обратите внимание! Если вы решили уволиться и перед увольнением взяли отпуск, то отозвать свое заявление можно только до начала отпуска.

    Данный документ нужно передать своему руководителю или другому ответственному лицу под роспись с проставлением даты приема отзыва. Если ваш отзыв заявления на увольнение не хотят принимать, то придется прибегнуть к услугам почты и направить его заказным письмом с уведомлением о вручении в адрес вашего работодателя.

  • Регистрация документов

    Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

    Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

    • Регистрационный номер;
    • Дата поступления/отправки документа;
    • Вид документа;
    • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
    • Тема/содержание письма;
    • Исполнитель.

    Допускается наличие дополнительных граф, например:

    • В дело №;
    • Способ доставки письма или пр.;
    • Количество страниц;
    • Резолюция;
    • Отметка об исполнении;
    • Кем подписано;
    • Примечание и т.п.

    Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

    Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

    • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
    • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
    • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

    К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

    Как зарегистрировать входящее письмо поступившее в опс без приписки к накладной

    3.6.1.

    Общий порядок выписки поименной накладной ф.16 (Приложение №16) заключается в следующем: на адресную часть накладной должен наноситься штриховой идентификатор на почтовую емкость идентичный штриховому идентификатору на адресном ярлыке; указывается номер накладной, соответствующий нанесенному штриховому идентификатору на почтовую емкость; в графах «Из» и «В адрес» в адресной части накладной указываются соответственно наименование и почтовый индекс объекта федеральной почтовой связи места назначения и места формирования почтовой емкости; в адресной части подчеркивается вид почтовой емкости, на которую выписывается данная накладная и указывается категория почтовых отправлений, приписанных к данной накладной — «Страховые», «Заказные»; при заделке почтовых отправлений в нумерованную почтовую емкость (вещь) ее номер проставляется в графе «мешок (контейнер) №______»; при заделке почтовых отправлений в контейнер в графе «№ пломбы____» указывается номер пломбы которой будет опечатан контейнер; указывается дата и время заделки почтовой емкости (составления накладной).

    В графы для записи информации о почтовых отправлениях вносятся данные о вложенных (включенных в группу) РПО: при формировании страхового мешка для пересылки авиатранспортом в соответствующей графе накладной указывается сумма объявленной ценности почтового отправления; в качестве итоговых данных под перечнем вложенных РПО указывается цифрами и прописью их общее количество; в правом верхнем углу накладной в таблице «Общий счет» в графе «Наименование почтовых отправлений» указываются виды РПО и количество вложенных РПО по каждому виду. Накладная подписывается оператором и заверяется оттиском календарного почтового штемпеля.

    3.6.3. Особенности формирования поименной накладной ф.16 на группы РПО: при открытой пересылке заказных писем, бандеролей, секограмм, мелких пакетов на них выписывается поименная накладная по общему правилу (см.п.3.6.1). В качестве вида почтовой емкости в адресной части накладной указывается «Группа РПО» и отметка «Заказные»; при пересылке мешков «М» приписка к поименной накладной ф.16 осуществляется в общем порядке.