Срок хранения эпк что это

Сроки хранения документов

102.2 НКУ предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных п. 102.1 этого Кодекса. В частности, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на несколько групп (см. рис. 1.1). * В частности, документы НАФ.

** По истечении установленного срока хранения они могут быть уничтожены. *** Например, документы по личному составу. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п.

1.8 Перечня № 578) **** О том, как согласно действующему законодательству следует поступать с документами при ликвидации предприятия, см.

Какой срок хранения кадровых документов в организации?

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно.

О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи. Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы. На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Хранение документов, условия хранения, сроки хранения

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

При формировании дел соблюдаются следующие основные требования: · Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; · Включать в дело по одному экземпляру каждого документа; · Группировать в дело документы одного календарного года; · Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е.

она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории: · Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

· Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения · со сроками хранения свыше 10 лет.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и пр.) к ним: а) по основной деятельности срок хранения документов — постоянно. б) по личному составу срок хранения документов — 75 лет.

в) по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Документы с отметкой «До минования надобности» имеют только практическое значение (распорядительные документы, инструктивные письма гос.

органов), их срок хранения не может быть менее одного года.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед. Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя. Отметка о переходящих делах проставляется в том случае, если дело, включающее деловые бумаги по определенному вопросу, начато в одном году, но будет завершено, например, в следующем году. Финальная запись НД составляется на последнем листе НД в конце календарного года.

Сроки хранения кадровых документов

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.

Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Данный Перечень, утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение. Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий. Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.

Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны источниками комплектования. Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации. Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года. Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». ** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.

Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий. Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии. Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации — налоговых, финансовых, медицинских и т.
п. Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.

  • определить СХ деловых бумаг;
  • систематизировать деловые бумаги организации по направлениям деятельности при составлении номенклатуры дел;
  • учесть особенности хранения деловых бумаг при формировании дел.
  • выявить значение бумаги: юридическое или историческое;
  • отобрать документы на хранение или уничтожение;

Рассмотрим структуру на примере Перечня типовых управленческих документов № 558.

Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Документационное обеспечение управления и организация хранения документов 3.1.

Финансирование, кредитование 4.1.

Бухгалтерский учет и отчетность 4.2. Статистический учет и отчетность 5.Экономические, научные, культурные связи 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг 6.2.

Распространение информации (реклама) 7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда 8.1.

Прием, перемещение (перевод), увольнение работников 8.2. Установление квалификации работников 8.3.

Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников 9.Материально-техническое обеспечение деятельности 9.1. Снабжение деятельности 9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей 10.

Административно-хозяйственные вопросы 10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности 10.2.

Эксплуатация зданий, помещений 10.3.

Сроки Хранения Документов по Кадрам

(Согласно Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.