Что вы используете для управления задачами?

Проведенный анализ показал, что почти половина опрошенных заявили об использовании бумажных инструментов и предметов для письма. На втором месте оказалась программа управления задачами. Интересно, что около 20% людей ответили, что держат все в голове или не справляются с задачами.

Итак, на что обращать внимание при выборе инструментов тайм-менеджмента и почему стоит их использовать.

Блокнот, календарь, планировщик

Использование планировщика, блокнота или календаря для управления своим временем «на бумаге» имеет ряд преимуществ http://hoz-sklad.ru/preimushhestva-ezhednevnikov.html:

  • Простота ведения заметок — рукописные заметки намного удобнее и быстрее, особенно вне офиса.
  • Мобильность, доступность – небольшой блокнот или планировщик можно взять практически куда угодно.
  • Физический контакт — вычеркнуть из списка все выполненные дела, только чтобы скомкать или разорвать и выкинуть в мусорку — очень приятное чувство.

Есть и недостатки у таких бумажных инструментов:

  • Внесение изменений — если вы хотите внести какие-то исправления, вам, как правило, придется удалить или закрасить то, что уже есть, а это затемняет картину.
  • Никаких напоминаний — бумажный календарь, если не проверять его регулярно, не будет напоминать о встрече.
  • Нет поиска — этот недостаток распространяется на все бумажные документы, которые нужно сканировать глазами, чтобы найти заданную задачу/событие.

Программы тайм-менеджмента

Календари и программы-менеджеры задач в основном используются для «электронного» управления временем. Иногда они являются частью более крупного пакета, например MS Outlook.

Преимущество данного типа программного обеспечения перед бумажными решениями заключается в следующем:

  • Возможность редактирования — любые изменения в датах или темах могут быть легко введены, не закрывая текущее расписание.
  • Разные взгляды (ракурсы) — это, пожалуй, самое большое преимущество электронных решений, позволяющих сортировать и просматривать списки задач по проектам, срокам выполнения и т. д.
  • Синхронизация — совмещение компьютерной программы с приложением на мобильном телефоне облегчает ввод данных (компьютер) и увеличивает доступ к ним за пределами офиса.

Недостатки программ тайм-менеджмента:

  • Никакого физического контакта — как я писал выше, карту можно выкинуть в мусорку, а комп или телефон выбрасывать не рекомендую 🙂
  • Ввод данных — пользоваться компьютером вне офиса намного сложнее, чем пользоваться маленьким ноутбуком в кармане.
  • Время учиться — электронные решения обычно более продвинуты, чем бумажные, и поэтому требуют больше времени для их освоения.

Как правильно выбрать инструменты тайм-менеджмента?

Прежде чем вы решите использовать конкретный инструмент, проанализируйте, что вы делаете ежедневно. Где вы проводите больше всего времени? За компьютером? В машине? На встречах?

Какие типы дел чаще всего возникают в вашей профессиональной и личной жизни? Это строго рассчитанные события (встречи, телефонные звонки), которые вы должны делать в данный день в данное время или нет?

С какой формой данных (бумажной или электронной) вы чаще всего сталкиваетесь?

Ответив на подобные вопросы, вы облегчите себе выбор инструментов тайм-менеджмента.

Нет смысла заставлять себя работать на базе какой-то компьютерной программы, когда большую часть времени проводишь в разъездах (на совещаниях, в машине), где нет возможности редактировать свои дела.

Если вы проводите свои дни за компьютером, работая с бесчисленными электронными письмами и электронными документами, и видите бумагу в принтере на столе вашего коллеги, вы, вероятно, получите больше пользы от программы управления задачами, которая прекрасно интегрируется с приложениями, которые вы используете чаще всего. .

Еще одна проблема – время, отведенное на учебу. Карманный планировщик — одно из самых простых решений, и вы можете научиться им пользоваться быстрее всего, но у него есть свои ограничения. С другой стороны, некоторые компьютерные программы тайм-менеджмента требуют, чтобы вы потратили много времени, чтобы ознакомиться с функциями и изучить их. Однако после освоения программы мы получаем вознаграждение в виде автоматизации и улучшения многих процессов, связанных с добавлением и анализом кейсов к выполнению.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Вне зависимости от того, являетесь ли вы сторонником компьютерных приложений или предпочитаете бумажные решения, используйте их. У обычного планировщика и продвинутой компьютерной программы есть одна общая черта — они концентрируют ваше внимание на том, что вы делаете и что собираетесь делать. Когда вы контролируете свои задачи и планируете, вы становитесь более эффективными.

от SitesReady

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.